Workflow: qué es y cómo aplicarlo a tu negocio

Workflow: qué es y cómo aplicarlo a tu negocio

Cada negocio, al igual que una persona, tiene su propia identidad, con diferentes procesos que intervienen para lograr los objetivos. Pero es importante establecer la cadena de actividades, por esa razón el workflow es una estrategia que no debería faltar en cualquier empresa.

Puede que sepas cuáles son los pasos para que tu modelo de negocio funcione, pero ¿tienes un flujo de trabajo definido? Si no lo tienes, es el momento de planificar estratégicamente tus diferentes procesos.

En las siguientes líneas, encontrarás algunas recomendaciones para que tu sistema de trabajo fluya correctamente, involucres a tu equipo de trabajo y concretes tus proyectos exitosamente.

¿Qué es y para qué sirve el workflow?

Al workflow también lo conocemos como flujo de trabajo. Comprende la metodología en la que se realiza una actividad, mediante una serie de fases que tendrán que ser completadas en secuencia.

De esta forma, el fuljo de trabajo contribuye a la realización de etapas, una tras otra. Podemos utilizar esta metodología para muchos negocios, que abarcan desde tareas sencillas, hasta procesos complejos. 

Pero para entender mejor, es importante no confundir con la unión de actividades, ya que eso sería la definición de un proyecto. Mientras que el flujo de trabajo es la cadena de actividades, ocurridas en secuencia.

Veamos un ejemplo aplicado a los contenidos de blogs:

  • Proceso de investigación.
  • Keyword research.
  • Proceso de escritura.
  • Optimización.
  • Revisión de ortografía y gramática.
  • Programación y publicación.

También podemos aplicar el ejemplo en la contratación de nuevos talentos. Este proceso necesita un análisis de los perfiles, entrevistas, reuniones, informes y tareas que involucran a varios departamentos.

¿Cómo tener éxito? Planificando y estructurando los diferentes procesos del negocio. De esta forma, teniendo establecidas las fases a seguir, cada persona estará involucrada y sabrá cuáles son los pasos necesarios para completar la tarea.

Tipos de workflow

Una vez que conozcamos en qué consiste el flujo de trabajo, nos toca saber de qué forma podemos aplicarlo a nuestro negocio. Recordando que cada empresa tiene sus propias metodologías, que varían en función a su naturaleza y objetivos. 

Considerando que hay diferentes tipos de flujo de trabajo, será conveniente saber cuál de todos es el que se adapta a tu marca, veamos:

Workflow Ad hoc

Esta categoría te servirá si tu empresa tiene procesos que son flexibles. La principal razón es porque no se basa en reglas concretas y rígidas. De hecho, las puedes ira adaptando y mejorando, de tal modo que se adapten mejor a tu sistema de trabajo.

Así, según las necesidades, es posible cambiar algunos aspectos. La misión aquí es hacer que se cumpla lo previsto, de una manera organizada, pero flexible.

Workflow de producción

Este sistema, precisamente por el área en la que se aplica, no es flexible. Al contrario, se basa en una serie de fases que deben cumplirse para la producción.

Lo importante de este tipo de flujo de trabajo es que todo el equipo relacionado con el proceso debe conocer las fases. El orden de las tareas, las secuencias y la lista de asignaciones que comprende. 

Workflow administrativo

El pilar fundamental de este workflow es la planificación y el control. Y es que, por aplicarse al departamento administrativo, necesita de una estructura sólida que permita monitorear el flujo de trabajo. 

A pesar de que las tareas pueden ser repetitivas y previsibles, requiere de coordinación y monitoreo.

Veamos un ejemplo: las diferentes fases en los pagos a proveedores.

  • Recepción de facturas.
  • Entra en cuentas por pagar, en caso de ser a crédito.
  • Cumplido el plazo, se procede con el pago.

Si una de estas tareas no se cumple, la fase final no se completará. Es decir, si no recibes la factura, no podrás registrarla en tus cuentas por pagar y, como resultado, no la pagarás.

¿Cómo aplicar el workflow a tu negocio?

Define los objetivos

Al igual que muchas estrategias de negocios, es importante saber qué quieres conseguir con tu flujo de trabajo. Es un paso fundamental para ayudar a definir cómo debe actuar cada área de la empresa para definir su workflow.

Un buen consejo es hacer una lista clara de los objetivos globales del negocio, así como de los objetivos de cada departamento.

Realiza un esquema

Sabemos los buenos resultados que traen los esquemas. Y es que se trata de un apoyo visual que le da a nuestro cerebro una información más ordenada. Además, es una forma inteligente de controlar las diferentes etapas. 

Al igual que los objetivos, aplica tu workflow de forma general, con una visión global del negocio; también haz uno detallado para cada área o departamento. Por ejemplo: un esquema para la producción, uno para las ventas, otro para las finanzas.

Agrégale una serie de observaciones, como datos que indiquen si ese esquema puede variar, de acuerdo al ritmo de trabajo o proyecto.

Procura analizar cada escenario, la idea es que quede todo bien establecido para que las diferentes fases se lleven a cabo de manera efectiva.

Pon a prueba las fases

Una vez que tengas tu esquema, y tengas organizada las diferentes fases, sigue el proceso de prueba.

Así, si se trata de un sistema recién implementado, podrás saber cuáles son las fallas y corregirlas a tiempo. En el caso de una modificación, también tendrás la oportunidad de detectar las debilidades.

Puedes comenzar esta fase con un grupo pequeño, puede ser con el pilar fundamental de tu negocio, como el departamento de producción.

Analiza y mide los resultados

Luego de que has logrado evaluar el rendimiento de tu workflow, llegó la hora de medir los resultados. Lo bueno de todo es que, como ya tienes los objetivos, el esquema, y los sometiste a prueba, el proceso de análisis será más fácil.

¿Cómo puedes medir los resultados? Dependiendo de cada área o del tipo de flujo de trabajo. Por ejemplo, si se trata de un workflow para redes sociales, analiza el engagement de tu marca, revisa las tasas de conversión, entre otros.

¿Pero qué pasa si los resultados no son los esperados? Rediseña, encuentra los puntos débiles y fortalece los que sí te llevan a alcanzar los objetivos.

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