Consejos para poner en marcha un plan de mejora continua para tu negocio

Cómo poner en marcha un plan de mejora continua para tu negocio

Tu negocio parece ir bien; pero si analizas a detenimientos sus procesos, es probable que te encuentres con una debilidad que no podías ver tan fácilmente. Esto sucede con frecuencia, por esa razón es importante poner en marcha un plan de mejora continua.

Un pequeño error se puede transformar en uno grande, capaz de hacer tambalear la estructura de tu negocio. Y no querrás esto, ¿cierto?

Para evitar que esto pase, comienza por analizar la gestión de tu empresa. Estos consejos para armar un plan de mejora continua te ayudarán a destacar en un mercado con consumidores exigentes.

¿Qué es la mejora continua?

Sabemos que la mejora continua es una técnica que persigue la optimización de los procesos de un negocio, ya sea a través de sus productos o servicios. 

El objetivo es ganar competitividad en el mercado y crecer en el sector en el que desarrolla sus actividades, mediante el análisis de las necesidades de los clientes. 

El enfoque de esta técnica puede darse de diferentes maneras, de acuerdo a las metas de cada negocio; por ejemplo:

  • Reducir los recursos, en cuanto a tiempo y dinero.
  • Mejorar la experiencia de los consumidores.
  • Contribuir a un mejor ambiente de trabajo.
  • Utilizar sistemas de automatización para reducir la carga de trabajo.
  • Llevar al negocio a un nivel más alto.
  • Optimizar los procesos, a nivel operativo, en el área de finanzas o en el departamento de marketing.

¿Cuáles son las ventajas de la mejora continua?

Con un buen plan de mejora continua, el negocio podrá tener otras perspectivas favorables del mercado.

Además de ello, hay otros beneficios que puedes obtener al aplicar esta técnica, por ejemplo:

Mejores productos y servicios

La mejor manera de saber si tus productos o servicios son de calidad, es medir la satisfacción del cliente. Si estos consideran que lo que ofreces no se ajusta a sus necesidades, entonces necesitarás poner en marcha un plan de mejora continua. 

¿Cómo mejorar la calidad de tus productos y servicios?

  • Fortaleciendo las estrategias de atención. 
  • Haciendo encuestas de satisfacción.
  • Analizando las tendencias del mercado.
  • Investigando las preferencias de tu público objetivo.
  • Asegurándote que lo que ofreces es útil, oportuno, asequible y confiable.

Sistemas de producción automatizados

El tiempo es un factor que no debes dejar pasar por alto. Por mucho margen que tengas para lanzar un proyecto, es importante que los procesos se cumplan en un lapso adecuado.

Puedes optimizar tus procesos recurriendo a la automatización. Obtendrás una mejora continua que no requiere mucho esfuerzo y permitirá dedicar la atención a otras actividades cruciales, como la planeación y toma de decisiones.

Las recomendaciones para mejorar tus sistemas de producción son:

  • Eliminar las actividades que son poco productivas.
  • Evitar que las operaciones se estanquen.
  • Mantener los equipos en buen estado.
  • Recurrir a sistemas automatizados en todos los departamentos: producción, finanzas, mercadeo.
  • Hacer un plan de formación para los equipos del trabajo.
  • Mantenerse al día con las innovaciones. 

¿Cómo hacer un plan de mejora continua en las empresas?

Tu negocio podrá escalar un nivel más sólido si adoptas esta técnica y estructuras, tus procesos de un modo óptimo. 

Algunas recomendaciones para aplicar la mejora continua en tu negocio son:

Busca un valor diferencial

Haz que tu negocio se destaque de la competencia, esto te ayudará a ganar posición en el mercado. Organiza una reunión con tu equipo de trabajo y hagan una lluvia de ideas, respondiendo a las siguientes preguntas:

  • ¿Qué servicio o producto es diferente de la competencia?
  • ¿Qué estrategias se pueden implementar para tener un valor diferencial?
  • ¿La diferenciación se va a mantener por cuánto tiempo?

Una diferenciación podrá ser de muchas maneras, ya sea mediante el valor añadido, la atención, la logística, la innovación, entre otros aspectos.

Conoce cuáles son tus puntos críticos

La mejora continua incluye un análisis frecuente de los puntos débiles de tu negocio. Y es que puede que en un determinado mes no lo notes, pero si estableces un sistema periódico, seguramente encontrarás una debilidad que atacar.

Tal vez exista un punto crítico en tu producción, que retrasa el tiempo de entrada al mercado de un producto. O quizás existe un bloqueo creativo en el departamento de marketing. Cualquiera de estos, supondrá un esfuerzo extra, tiempo y dinero.

Una vez que detectes los puntos débiles, es momento de trabajar en ellos. Luego, el trabajo será prevenirlos y hacer un monitoreo constante.

Destina un presupuesto para el plan de mejora continua

Tu plan de mejora continua necesita de recursos, así que es importante que destines un presupuesto para ello. Al principio, puede ser mensual, luego trimestral, y así hasta que los procesos marchen como deben ser. 

Lo mejor es destinar un presupuesto para cada departamento. Toma en cuenta los sistemas necesarios, los recursos y los insumos. 

Sé realista con los objetivos

Es crucial que este plan de mejora continua sea realista. Así, deberás plantearte objetivos que se puedan cumplir en un plazo determinado.  De lo contrario, terminarás gastando recursos sin llegar a la meta. 

Comienza con objetivos pequeños, aplícalos a cada departamento. Por ejemplo: dedica un mes a mejorar las estrategias de marketing, involucra a todo el equipo.

Busca datos confiables

Para saber qué mejorar, necesitarás datos reales, objetivos. Y nada mejor que obtenerlos de la mano de los consumidores.

Pon en marcha un sistema de encuestas y cuestionarios de satisfacción. Busca en el mercado e intenta ver las necesidades de tu público objetivo. Analiza la competencia, toma nota de sus ventajas y sus debilidades.

Consigue un equipo de trabajo comprometido

Para alcanzar los objetivos, necesitarás aliados. Así que lo mejor es involucrar a tu equipo, considerando la asignación de tareas de acuerdo a sus habilidades

Tendrás éxito en este paso si tienes buena comunicación, tomas en cuenta sus opiniones y le muestras a tu equipo los beneficios de mejorar continuamente.

Analiza el historial de los procesos

Retroceder un poco te ayudará a encontrar fallas que en su momento no viste. Así que puedes tomar como muestra un periodo en el que las ventas no fueron las esperadas y analizar la debilidad.

Con estos resultados, tendrás un punto de comparación, y podrás armar un plan para mejorar los procesos.

Evaluación continua de los resultados

El objetivo es saber si los recursos que invertiste en el proyecto están dando frutos. Hay herramientas que pueden ayudarte con esta medición.

A medida que adaptes tus procesos, conozcas las fallas y establezcas mejoras, verás que el negocio va tomando el rumbo esperado. 

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