6 manuales que toda franquicia debe tener para apoyar a su red de afiliados

Manuales de franquicia

Las dudas siempre aparecen al momento de comenzar los negocios, llegan los errores, las pruebas, y un sinfín de escenarios que forman parte de la experiencia. Por esa razón, existen los manuales de franquicia, documentos que describen las fórmulas del éxito de las marcas que han podido escalar a otro nivel. 

Cada negocio tiene su propia receta del éxito. Y en el caso de las franquicias, deben existir manuales que expliquen los procedimientos, las estrategias, el paso a paso para poder poner en marcha un negocio exitoso.

Dependiendo del sector, hay una serie de documentación imprescindible que servirá de guía a los franquiciados durante todo el desarrollo de sus actividades. 

Si quieres conocer más sobre estas guías, te daremos información útil a continuación. Conocerás qué es un manual de franquicia, cuáles son los diferentes tipos, y unos consejos para tener éxito al momento de elaborarlos. 

¿Qué es un manual de franquicia?

Un manual de franquicia es una serie de documentos que hacen más sencilla la transmisión del conocimiento sobre el modelo de negocio del franquiciador al franquiciado.

 Su función es explicar el funcionamiento de la franquicia, describir la amplia experiencia, el know-how del franquiciador y todos los aspectos que se deben considerar para que el negocio esté operativo.

¿Qué deben tener los manuales de franquicia?

Todo manual de franquicia debe contener las diferentes actividades que se desarrollan. Entre ellas están:

  • Modelo de negocio
  • Operaciones diarias del franquiciado
  • Pasos para implementar el negocio desde el inicio
  • Las especificaciones básicas para realizar las actividades diarias
  • Todo lo que conlleva el proceso de compra
  • Supervisión del punto de venta
  • Herramientas necesarias para promocionar el local
  • Cómo debe ser el diseño del establecimiento o punto de venta.

Lo más importante es que los manuales expliquen todos los aspectos que se requieren para que los franquiciados conozcan el funcionamiento del negocio.

¿Cuáles son los manuales de franquicia que todo franquiciador debe tener?

Para el arranque del negocio: Manual de Preapertura

Al momento de iniciar las operaciones del negocio, el manual de preapertura es fundamental.

Funciona como una herramienta esencial para que el franquiciado logre abrir el local con éxito, percatándose de que es una alternativa viable. 

Este manual tienen el propósito de definir y especificar los procedimientos que el franquiciado debe aplicar para dar comienzo a sus actividades.

Por ello, un manual de preapertura de una franquicia debe contener: 

  • Adecuación del local
  • Especificaciones de decoración
  • inventario básico para poder comenzar las actividades
  • Estrategias de publicidad.

Transmisión de conocimientos: Manual de Operaciones

En el manual de operaciones se detalla la transmisión know-how de la franquicia, por lo que está considerado como una parte crucial del negocio.

En él se anexa todo lo relacionado con la estandarización de los procesos, lo que permite que el negocio pueda ser reproducido y escalable.

Su principal objetivo es que la operación de la franquicia se realice de forma uniforme en todas las unidades, basándose en los fundamentos teórico-prácticos a través de los cuales se define el negocio y sus requerimientos de funcionamiento.  

Es importante que es un documento que sea claro y preciso, ya que debe servir de guía a los franquiciados para hacer las operaciones diarias del negocio.

Un manual de operaciones de una franquicia debe contener básicamente lo siguiente:

  • Detalles de los productos y/o servicios
  • Procedimientos de compras
  • Administración de ventas
  • Políticas de control de precios
  • Gestión de servicio al cliente
  • Administración de inventarios.

Gestión de personal: Manual de Recursos Humanos

La función principal del manual de recursos humanos es dar a conocer la estructura organizacional del negocio. Por lo tanto, en él se deben detallar los siguientes aspectos:

  • Los puestos de trabajo que existen; y los que son esenciales para el desarrollo de las actividades
  • Las funciones que cada empleado debe desempeñar
  • Las habilidades con las que debe contar el personal que conformará la franquicia
  • El proceso de selección de personal que se debe efectuar
  • Las especificaciones relacionadas con el reglamento interno de trabajo, vacaciones y permisos
  • Los motivos por los que el franquiciado puede terminar con el contrato.

Estrategias comerciales: Manual de Gestión Comercial 

El manual de gestión comercial de una franquicia tiene como finalidad detallar la estrategia comercial-publicitaria y comunicacional del negocio.

El propósito es dar a conocer la imagen de marca y aumentar su presencia en el mercado dentro del área de exclusividad asignada.

También, dispone de un análisis del perfil del cliente, captación, atención al cliente y gestión de quejas y reclamos.

Manual de Imagen Corporativa

Una de las ventajas de adquirir una franquicia es que el franquiciado puede disponer de la imagen corporativa proporcionada por el franquiciador.

Así que un manual de este tipo, comprende todos los diseños y elementos que conforman el logotipo, paleta de colores, tipografías, formatos imprimibles, entre otros.

Manual de Control y Supervisión

El manual de control y supervisión debe detallar y explicar las condiciones en las que el local debe permanecer. 

Así como también se detalla el proceso de visita a las sucursales del equipo de operaciones de la franquicia central, esto con la finalidad de manejar y garantizar el adecuado funcionamiento del local.

Consejos para hacer un manual de franquicia

Cuando visualizas en detalle los manuales de una franquicia, te encuentras con que están los que tienen información general y específica.

El objetivo de redactar los manuales de franquicia es ayudar al franquiciado a que utilice las mismas fórmulas de éxito de la marca. Por lo tanto, deben estar muy bien especificados, con la mayor cantidad detalles.

Algunos consejos básicos para desarrollar un manual de franquicia son:

  • Hacer una revisión frecuente de los manuales. 
  • Debe estar sujeto a modificaciones y actualizaciones que van en función a las demandas del mercado.
  • La redacción debe ser clara y precisa, empleando un lenguaje entendible para los franquiciados.
  • Es conveniente incluir un glosario de términos.
  • Presentar los manuales de franquicia en diferentes formatos: digital y físico.
  • Incluir infografías, diagramas, mapas, organigramas, y cualquier otro elemento visual que facilite el entendimiento de los procedimientos.
  • Los manuales deben estar adaptados a los diferentes idiomas, de acuerdo a la localización de los franquiciados.
  • Incluir un control de versiones y actualizaciones.

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