La factura electrónica obligatoria ya tiene un calendario definitivo de implantación para autónomos y empresas en España. Desde el 6 de octubre de 2028, los pequeños negocios deberán emitir y recibir facturas electrónicas cuando realicen operaciones con otros empresarios o profesionales. Las compañías con un volumen de operaciones superior a ocho millones de euros tendrán que cumplir esta obligación un año antes, el 6 de octubre de 2027.
Las fechas quedaron establecidas tras la publicación, el 5 de octubre de 2026, de la orden ministerial que regula la nueva solución pública de facturación electrónica. Su entrada en vigor, al día siguiente, activó los plazos previstos en la normativa.
El cambio afecta a millones de profesionales, desde diseñadores y consultores autónomos hasta comercios, talleres, restaurantes y pequeñas empresas que facturan a otros negocios. Sin embargo, no todas las facturas tendrán que emitirse electrónicamente ni todas las obligaciones comenzarán al mismo tiempo.
Contenido del artículo
Cuándo será obligatoria la factura electrónica para autónomos y empresas
La implantación será progresiva, dependiendo del volumen de operaciones del negocio.
La normativa establece dos grandes fechas para comenzar a emitir y recibir facturas electrónicas entre empresas y profesionales, además de un tercer plazo relacionado con la comunicación de los pagos.
| Fecha | Negocios afectados | Obligación |
| 6 de octubre de 2027 | Empresas y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros | Emitir y recibir facturas electrónicas e informar sobre sus estados y pagos |
| 6 de octubre de 2028 | Resto de empresas y autónomos | Emitir y recibir facturas electrónicas |
| 6 de octubre de 2028 | Sociedades y otras personas jurídicas con volumen de operaciones de hasta 8 millones de euros | Informar también sobre los estados de las facturas y los pagos |
| 6 de octubre de 2029 | Autónomos personas físicas y entidades en atribución de rentas | Comenzar a comunicar obligatoriamente los estados de las facturas y los pagos |
La diferencia entre los dos últimos plazos merece especial atención.
Un autónomo persona física que facture menos de ocho millones de euros deberá utilizar facturas electrónicas desde octubre de 2028, pero la obligación específica de comunicar los estados de pago comenzará en octubre de 2029.
Durante ese año adicional, dicha comunicación tendrá carácter voluntario para los profesionales afectados.
Las fechas se calculan tomando como referencia el volumen de operaciones del año natural anterior, de acuerdo con las reglas previstas en la normativa.
Qué ha cambiado en octubre de 2026
La obligación de facturación electrónica entre empresas procede de la Ley Crea y Crece, aprobada en 2022.
Sin embargo, su aplicación práctica dependía del desarrollo reglamentario y de la puesta en marcha del sistema previsto para intercambiar facturas.
El Gobierno aprobó el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que regula el funcionamiento de la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales.
Posteriormente, la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, estableció las condiciones técnicas y operativas de la solución pública de facturación.
Esta orden se publicó el 5 de octubre y entró en vigor el día 6.
Ese último acontecimiento es el que ha permitido fijar las fechas concretas de aplicación.
Por tanto, la obligación no comienza para todos los autónomos en octubre de 2026. Lo que ha empezado es la cuenta atrás para su implantación.
A qué autónomos y empresas afecta la nueva obligación
La factura electrónica será obligatoria, con carácter general, cuando una empresa o profesional deba facturar una operación realizada con otro empresario o profesional establecido en España.
Esto incluye relaciones comerciales conocidas como B2B, por sus siglas en inglés.
Entre los casos habituales figuran:
- Un diseñador gráfico autónomo que factura a una agencia de publicidad.
- Una empresa de reformas que trabaja para otra sociedad.
- Un asesor fiscal que presta servicios a varios negocios.
- Un distribuidor que suministra productos a una tienda.
- Una agencia de marketing que factura a un profesional autónomo.
- Una empresa de mantenimiento que realiza trabajos para otra compañía.
En estos supuestos, siempre que exista obligación de expedir factura y no resulte aplicable una excepción, será necesario utilizar el nuevo sistema cuando llegue la fecha correspondiente.
La medida no se limita a las grandes sociedades. También afecta a profesionales que trabajan por cuenta propia, aunque emitan pocas facturas mensuales.
¿Un autónomo que factura poco también tendrá que adaptarse?
Sí. La normativa no establece una exención general por facturar cantidades reducidas.
Un profesional con ingresos modestos puede quedar obligado cuando facture a otros empresarios o profesionales.
Por ejemplo, un fotógrafo autónomo que emita cuatro facturas mensuales a diferentes empresas deberá adaptar su procedimiento de facturación desde octubre de 2028.
No es necesario alcanzar una determinada facturación mínima para quedar incluido en la obligación general.
Los ocho millones de euros sirven para establecer el calendario de implantación, no para excluir a los negocios más pequeños.
Qué ocurre con las facturas emitidas a clientes particulares
Esta es una de las cuestiones que más dudas puede generar.
La nueva obligación se centra en las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales.
Por tanto, no supone que todas las operaciones con consumidores particulares deban utilizar obligatoriamente este sistema de factura electrónica.
Un comercio que vende productos a particulares no tiene que aplicar automáticamente las mismas reglas de facturación electrónica B2B a cada venta realizada al consumidor final.
Lo mismo sucede con muchos servicios prestados directamente a clientes particulares.
Sin embargo, ese negocio sí puede estar obligado a emitir facturas electrónicas cuando facture a otra empresa o a un profesional.
Ejemplo práctico: una tienda que trabaja con particulares y empresas
Supongamos que una tienda de informática realiza dos tipos de operaciones.
La primera consiste en vender accesorios y equipos a consumidores particulares.
La segunda es suministrar ordenadores a una asesoría que necesita renovar sus instalaciones.
En el primer caso, se aplican las reglas habituales de facturación correspondientes a operaciones con consumidores.
En el segundo, cuando sea obligatorio expedir factura, la venta entre dos negocios quedará sometida al nuevo sistema de facturación electrónica.
La misma tienda puede tener operaciones sujetas a la obligación y otras que no lo estén.
¿Será válida una factura en PDF enviada por correo electrónico?
No basta con enviar cualquier archivo PDF para cumplir la nueva obligación.
Esta diferencia es esencial porque muchos autónomos consideran que ya utilizan facturación electrónica simplemente porque generan facturas en el ordenador y las remiten por correo electrónico.
Una factura en PDF puede ser un documento electrónico válido en determinadas circunstancias, pero la factura electrónica obligatoria entre empresas deberá cumplir requisitos técnicos específicos.
El nuevo sistema exige que las facturas puedan intercambiarse y procesarse en formatos estructurados compatibles.
Estos formatos permiten identificar automáticamente los datos del emisor, el destinatario, los importes, los impuestos y otros elementos necesarios.
La normativa contempla estándares como Facturae, UBL, CII y EDIFACT, siempre que se utilicen conforme a las condiciones establecidas.
La finalidad es facilitar el intercambio automático de información entre plataformas y reducir la necesidad de introducir datos manualmente.
Qué formatos se podrán utilizar
| Formato | Características |
| Facturae | Formato estructurado utilizado en España, especialmente conocido por su uso en la facturación a administraciones |
| UBL | Estándar internacional que facilita el intercambio de facturas entre sistemas |
| CII | Formato estructurado basado en estándares internacionales |
| EDIFACT | Sistema de intercambio electrónico de datos utilizado en determinadas relaciones empresariales |
| PDF convencional | No sustituye por sí solo a los formatos estructurados exigidos para el nuevo sistema B2B |
Durante el primer año de aplicación para las empresas con volumen de operaciones superior a ocho millones de euros se prevé, con determinadas condiciones, acompañar las facturas estructuradas de una representación en PDF para facilitar su lectura.
Esto no significa que el PDF sustituya a la factura estructurada.
Hacienda prepara una plataforma pública para emitir y recibir facturas
La normativa establece un sistema compuesto por plataformas privadas de intercambio y una solución pública de facturación electrónica.
La solución pública permitirá a empresarios y profesionales utilizar un sistema común para emitir, transmitir y recibir sus facturas electrónicas.
Su existencia resulta especialmente relevante para autónomos y pequeñas empresas que no desean contratar una plataforma privada únicamente para cumplir esta obligación.
Los usuarios podrán optar por utilizar la solución pública, una plataforma privada compatible o una combinación de ambas.
¿Será obligatorio contratar un programa de facturación de pago?
No.
La legislación no obliga a contratar un software comercial concreto ni una suscripción mensual para emitir facturas electrónicas.
La solución pública está concebida como una alternativa para cumplir las obligaciones de intercambio.
No obstante, los negocios que utilicen programas de gestión, contabilidad o facturación deberán comprobar que sus herramientas sean compatibles con el nuevo sistema.
Una empresa puede preferir continuar utilizando su software habitual para integrar facturación, presupuestos, cobros y contabilidad.
Un profesional que emita pocas facturas podría considerar suficiente la solución pública, siempre que esta cubra adecuadamente sus necesidades operativas.
La decisión dependerá del volumen de documentos, la complejidad de la actividad y la integración con otros procesos administrativos.
Qué pasa si una empresa utiliza una plataforma privada
Las plataformas privadas deberán cumplir los requisitos de interoperabilidad establecidos por la normativa.
Esto significa que el sistema debe permitir el intercambio de facturas con otros proveedores tecnológicos compatibles, sin obligar necesariamente a ambas empresas a contratar la misma plataforma.
Además, cuando una factura se emita mediante un sistema privado, deberá enviarse simultáneamente una copia electrónica fiel a la solución pública.
Esa copia deberá utilizar el formato establecido para esta comunicación.
El objetivo es que la información pueda integrarse en el sistema general, con independencia de la herramienta elegida por cada negocio.
Para las pymes que trabajan con numerosos clientes y proveedores, esta interoperabilidad puede resultar especialmente relevante.
Evita que una empresa tenga que utilizar un programa diferente para cada cliente que contrate una plataforma determinada.
Factura electrónica y Verifactu: qué diferencias hay
La factura electrónica obligatoria y Verifactu son dos conceptos distintos, aunque ambos están relacionados con la digitalización de la facturación empresarial.
Su confusión puede llevar a muchos autónomos a contratar herramientas que no necesitan o a creer que ya cumplen todas las obligaciones cuando únicamente han adaptado una parte de su sistema.
La diferencia principal está en su finalidad.
| Característica | Factura electrónica obligatoria | Verifactu y normativa de sistemas de facturación |
| Objetivo | Regular el intercambio electrónico de facturas entre empresas y profesionales | Garantizar la integridad, conservación y trazabilidad de los registros de facturación |
| Operaciones | Principalmente relaciones entre empresarios y profesionales | Operaciones facturadas mediante sistemas informáticos sujetos a su normativa |
| Formato | Facturas electrónicas estructuradas | Registros de facturación con requisitos técnicos específicos |
| Plataformas | Solución pública o plataformas privadas compatibles | Sistemas informáticos adaptados a la normativa tributaria |
| Finalidad de control | Facilitar el intercambio y seguimiento de facturas y pagos | Evitar la alteración indebida de los registros de facturación |
Un programa puede estar preparado para cumplir las exigencias de los registros de facturación y, sin embargo, necesitar adaptaciones adicionales para intercambiar facturas electrónicas estructuradas.
También puede suceder lo contrario.
¿Si ya tengo Verifactu necesito hacer algo más?
Depende de las funciones del programa utilizado.
Si el software cumple las exigencias de los sistemas de facturación, pero no permite emitir y recibir facturas estructuradas mediante los canales previstos, será necesario adaptarlo.
Por el contrario, una herramienta preparada para intercambiar facturas electrónicas entre empresas no queda automáticamente exenta de cumplir los requisitos tributarios que le correspondan.
La recomendación es comprobar ambas funciones por separado antes de contratar o renovar un programa.
El calendario de Verifactu debe consultarse conforme a su regulación específica y a las modificaciones que puedan aprobarse. No debe confundirse con las fechas de octubre de 2027 y 2028 establecidas para la factura electrónica B2B.
Las empresas también tendrán que informar sobre los pagos
La reforma no se limita a cambiar el formato de las facturas.
Uno de sus objetivos principales es mejorar el seguimiento de los plazos de pago entre empresas, especialmente para combatir la morosidad comercial.
Por este motivo, el sistema incorpora obligaciones relacionadas con los estados de las facturas.
Entre ellas figura la comunicación de determinadas circunstancias que permitan conocer si una factura ha sido aceptada, rechazada o pagada.
La obligación facilitará el seguimiento del tiempo transcurrido entre la emisión y el abono efectivo.
¿Cuándo tendrán que informar los autónomos de que han pagado una factura?
Depende del tipo de beneficiario y de su volumen de operaciones.
Las empresas con volumen superior a ocho millones de euros deberán cumplir estas obligaciones desde octubre de 2027.
Las personas jurídicas de menor tamaño comenzarán en octubre de 2028.
En cambio, los autónomos personas físicas y las entidades en régimen de atribución de rentas incluidos en el calendario general disponen hasta el 6 de octubre de 2029 para comenzar a comunicar obligatoriamente los estados de las facturas y sus pagos.
Es una diferencia relevante porque separa dos obligaciones:
- Emitir y recibir facturas electrónicas.
- Comunicar la información sobre los estados y el pago de las facturas.
Ambas están relacionadas, pero no tienen necesariamente la misma fecha de aplicación.
Cómo prepararse para la factura electrónica obligatoria
Aunque los autónomos y las pequeñas empresas disponen todavía de un periodo de adaptación, resulta conveniente revisar sus procedimientos con suficiente antelación.
La transición no consiste únicamente en instalar un programa nuevo.
También afecta a la forma de recibir facturas, registrar proveedores, controlar vencimientos y organizar los cobros.
1. Comprobar qué facturas están afectadas
El primer paso es distinguir las operaciones con particulares de las realizadas con empresas o profesionales.
Un negocio puede tener clientes de ambos tipos y necesitar procedimientos diferentes.
2. Revisar el sistema de facturación actual
Conviene comprobar si el programa utilizado permite generar facturas estructuradas, recibirlas y comunicarse con los canales establecidos por la normativa.
Si no dispone de estas funciones, debe consultarse con el proveedor qué adaptaciones están previstas.
3. Valorar la solución pública
Los negocios que emiten pocas facturas pueden estudiar la utilización de la solución pública.
No es necesario decidir inmediatamente contratar una herramienta de pago.
La opción más adecuada dependerá de las necesidades administrativas del negocio.
4. Actualizar los datos de clientes y proveedores
Es recomendable comprobar que los datos fiscales sean correctos, especialmente los números de identificación, las denominaciones y los domicilios.
Los errores en estos campos pueden dificultar el intercambio automático y la recepción de facturas.
5. Organizar el control de cobros
La nueva regulación incorpora información sobre los estados de las facturas y sus pagos.
Por ello, conviene revisar cómo se registran las fechas de emisión, vencimiento y cobro.
Una gestión ordenada puede resultar útil incluso antes de que estas comunicaciones sean obligatorias.
6. Formar a las personas que gestionan las facturas
Cuando la facturación dependa de empleados o de un departamento administrativo, será necesario familiarizarlos con el procedimiento elegido.
Los cambios en la recepción, validación y archivo de documentos pueden afectar al trabajo diario.
Qué coste puede tener la adaptación para un autónomo
No existe un precio único para cumplir la nueva obligación.
El coste dependerá del sistema que utilice cada profesional y del grado de automatización que necesite.
Un autónomo que emita pocas facturas puede encontrar suficiente la solución pública, sin asumir necesariamente el coste de una plataforma privada.
Por otro lado, una empresa que gestione cientos de facturas mensuales puede necesitar un sistema integrado con su contabilidad y otras herramientas.
En estos casos, los gastos pueden incluir la actualización del software, la configuración de procesos y la formación del personal.
Antes de contratar una nueva solución, conviene comprobar qué prestaciones están incluidas en el servicio actual.
También es importante evitar decisiones precipitadas basadas en mensajes comerciales que presenten como obligatorio contratar un programa determinado.
¿Habrá sanciones por no utilizar factura electrónica?
El incumplimiento de la obligación puede tener consecuencias administrativas cuando resulte exigible.
La Ley Crea y Crece contempla un régimen sancionador relacionado con las obligaciones de facturación electrónica, con multas que pueden alcanzar los 10.000 euros en los supuestos previstos legalmente.
Sin embargo, no debe interpretarse que cualquier incidencia en una factura vaya a generar automáticamente una sanción de esa cuantía.
La aplicación de una multa dependerá de la conducta infractora, de los sujetos afectados y del procedimiento administrativo correspondiente.
Tampoco procede hablar de incumplimiento de la nueva obligación B2B antes de que llegue la fecha de aplicación para el negocio afectado.
Lo recomendable es utilizar el periodo de transición para adaptar los procedimientos y evitar problemas cuando el sistema comience a ser exigible.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria
¿Cuándo será obligatoria para un autónomo en España?
Con carácter general, desde el 6 de octubre de 2028 para emitir y recibir facturas electrónicas en sus operaciones con otros empresarios y profesionales.
La obligación específica de informar sobre los estados de las facturas y sus pagos comenzará, para los autónomos personas físicas incluidos en el calendario general, el 6 de octubre de 2029.
¿También será obligatoria para una sociedad limitada pequeña?
Sí. Las sociedades limitadas con un volumen de operaciones de hasta ocho millones de euros entrarán en el nuevo sistema el 6 de octubre de 2028.
Desde esa misma fecha deberán cumplir las obligaciones de comunicación de estados y pagos que les correspondan.
¿Puedo seguir utilizando Excel para crear mis facturas?
Puede seguir utilizando herramientas de gestión para otros fines, pero cuando entre en vigor la obligación deberá disponer de un procedimiento que permita expedir y recibir facturas electrónicas mediante los formatos y canales admitidos.
Una factura elaborada en Excel y convertida a PDF no cumple por sí sola los requisitos del nuevo sistema.
¿Será necesario enviar todas las facturas a Hacienda?
El sistema prevé la intervención de la solución pública de facturación electrónica.
Cuando se utilicen plataformas privadas, deberá remitirse una copia electrónica de cada factura afectada a la solución pública, según las condiciones establecidas.
Esto no significa que todas las operaciones comerciales con particulares entren automáticamente en la nueva obligación B2B.
¿Puedo utilizar una plataforma gratuita?
La normativa contempla una solución pública para que los empresarios y profesionales puedan utilizar el sistema sin necesidad de contratar obligatoriamente una plataforma comercial.
La idoneidad de esa opción dependerá de las necesidades de cada negocio.
¿La factura electrónica sustituye a las declaraciones trimestrales de IVA?
No.
La obligación de emitir y recibir facturas electrónicas no elimina, por sí misma, las declaraciones tributarias que correspondan a cada profesional o empresa.
Los modelos fiscales y los procedimientos de liquidación del IVA siguen sujetos a su normativa específica.
Un cambio que también puede mejorar la gestión de los pequeños negocios
La factura electrónica obligatoria supone una adaptación administrativa para autónomos y pymes, pero también puede transformar algunos de los procesos que más tiempo consumen en una empresa.
El intercambio de documentos estructurados facilita la automatización de registros, reduce la introducción manual de datos y permite conocer con mayor precisión el estado de las facturas.
Su utilidad será especialmente visible en negocios que trabajan con numerosos proveedores o tienen dificultades para controlar los vencimientos de cobro.
Las fechas clave ya están establecidas: octubre de 2027 para los negocios que superan los ocho millones de euros y octubre de 2028 para el resto de empresarios y profesionales. Para los autónomos personas físicas, la comunicación obligatoria de los pagos llegará un año después.
El reto no consiste en anticiparse comprando cualquier programa de facturación, sino en elegir un sistema adecuado al tamaño del negocio y aprovechar el periodo disponible para organizar mejor sus procesos. Una adaptación bien planificada puede convertir una nueva exigencia legal en una mejora real de la gestión empresarial.